Samenwerkingsovereenkomst

 

Overeenkomst

cliëntenraad en zorgaanbieder

Woonzorgcentrum Raffy

 

 

 

 

 

 

 

 


Inhoudsopgave

 

 

Voorwoord                                                                                 1

 

Modelovereenkomst cliëntenraad - zorgaanbieder .......................... 2

 

Paragraaf 1   Begripsbepalingen.................................................... 2

 

Paragraaf 2   De overlegvergadering............................................. 3

 

Paragraaf 3   Informatieverstrekking ............................................ 5

 

Paragraaf 4   Bevoegdheden van de cliëntenraad............................ 6

 

Paragraaf 5   Faciliteiten en kosten cliëntenraad.............................. 9

 

Paragraaf 6   Communicatie....................................................... 11

 

Paragraaf 7   Geschillenregeling.................................................. 13

 

Paragraaf 8   Slotbepalingen  ..................................................... 14

 

 

 

Voorwoord

 

 

Spelregels voor cliëntenraad en zorgaanbieder

 

 

De Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) regelt de medezeggenschap van cliënten in het beleid van de zorginstelling waar zij verblijven. Die medezeggenschap wordt uitgeoefend door de cliëntenraad van de instelling.

 

In de WMCZ is geregeld welke bevoegdheden een cliëntenraad heeft. Andere onder­werpen zoals de samenstelling van de cliëntenraad, het overleg met de zorgaanbieder, de vorming van een centrale cliëntenraad en het instellen van een commissie van vertrouwenslieden worden in de WMCZ niet of slechts globaal geregeld.

De zorgaanbieder van Woonzorgcentrum Raffy heeft een cliëntenraad ingesteld bij ‘instellingsbesluit'. Aansluitend daarbij is in deze overeenkomst het overleg tussen de zorgaanbieder en de cliëntenraad geregeld met bijbehorende spelregels.

.

Er is gebruik gemaakt van het model van de Landelijke Organisatie Cliëntenraden (LOC) en Arcares - brancheorganisatie verpleging & verzorging.

 

 


Overeenkomst cliëntenraad - zorgaanbieder

 

 

Paragraaf 1      ‘Begripsbepalingen'

 

 

Artikel 1              Begripsbepalingen

 

In deze overeenkomst wordt verstaan onder:

 

1.    Zorgaanbieder

      Stichting Woonzorgcentrum Raffy te Breda

 

2.    Instelling

      Woonzorgcentrum Raffy te Breda.

 

3.    De cliënten

      De natuurlijke personen voor wie de instelling werkzaam is.

 

4.    De cliëntenraad

      De door de zorgaanbieder voor de instelling ingestelde cliëntenraad.

 

6.    De overlegvergadering

      Een bijeenkomst van de cliëntenraad en de zorgaanbieder als bedoeld in artikel 2.

 

7.    Commissie van vertrouwenslieden

      De commissie die is belast met bemiddeling bij en behandeling van meningsverschillen over de toepassing van deze overeenkomst.

 

 

 

 

 


Paragraaf 2    ‘De overlegvergadering'

 

 

Artikel 2              De overlegvergadering

 

1.    De cliëntenraad en de zorgaanbieder komen bijeen volgens een, door hen in onderling overleg jaarlijks vast te stellen vergaderrooster, tenminste éénmaal per kwartaal en voorts binnen twee weken nadat de cliëntenraad of de zorgaanbieder een schriftelijk en gemotiveerd verzoek hiertoe heeft ingediend bij de secretaris van de overlegvergadering.

2.    Tijdens de overlegvergadering komen die aangelegenheden, de zorgaanbieder betreffende, aan de orde waarover hetzij de cliëntenraad hetzij de zorgaanbieder overleg wenselijk acht.

3.    Ten minste éénmaal per jaar wordt in de overlegvergadering de algemene gang van zaken binnen de instelling besproken.

 

 

Artikel 3              Deelnemers

 

1.    Aan de overlegvergadering wordt deelgenomen door de zorgaanbieder en de cliëntenraad.

2.    Een overlegvergadering kan slechts worden gehouden als ten minste de helft van het aantal leden van de cliëntenraad aanwezig is. Indien een vergadering, op grond van het bepaalde in de eerste volzin, niet doorgaat wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven met dezelfde agenda. Deze vindt plaats in de eerste of tweede week na de afgelaste vergadering. Deze tweede vergadering wordt gehouden ongeacht het aantal aanwezige leden van de cliëntenraad.

3.    De zorgaanbieder laat zich in de overlegvergadering vertegenwoordigen door de directeur/bestuurder.

4.    Aan de in artikel 2 lid 3, bedoelde overlegvergadering wordt deelgenomen door de directeur/bestuurder en de leden van de raad van toezicht dan één of meer vertegenwoordigers uit hun midden.

5.    Zowel de cliëntenraad als de zorgaanbieder kunnen zich tijdens de overlegvergadering laten bijstaan door één of meer deskundigen.

 

 

Artikel 4               Voorzitter en secretaris

 

1.    De overlegvergadering wordt geleid door de voorzitter van de cliëntenraad.

2.    De zorgaanbieder en de cliëntenraad wijzen samen een persoon aan die als secretaris optreedt van de overlegvergadering.

 

 

Artikel 5              Werkwijze

 

1.    De agenda voor de overlegvergadering wordt opgesteld door de secretaris van de overlegvergadering. Hij plaatst alle onderwerpen op de agenda die door de zorgaanbieder en/of de cliëntenraad voor de overlegvergadering zijn aangedragen.

2.    De overlegvergadering wordt door de secretaris van de overlegvergadering schriftelijk bijeengroepen, ten minste zeven dagen voordat de vergadering wordt gehouden. Hij voegt bij de oproep de agenda en bijhorende stukken.

3.    De secretaris van de overlegvergadering brengt de agenda voor de overlegvergadering ter kennis aan de cliënten op de dag waarop deze aan de deelnemers van de overlegvergadering wordt gestuurd.

4.    De secretaris van de overlegvergadering is verantwoordelijk voor het opstellen van een verslag van de vergadering. Dit verslag wordt tijdens de eerstvolgende overlegvergadering ter goedkeuring voorgelegd. De secretaris brengt het verslag vervolgens ter kennis aan de cliënten.

5.    De cliëntenraad kan tijdens een overlegvergadering besluiten nemen. De cliëntenraad neemt hierbij de regels in acht die op grond van het reglement van de cliëntenraad voor besluitvorming gelden.

6.    Een overlegvergadering wordt door de voorzitter geschorst, wanneer de cliëntenraad of de zorgaanbieder voor een bepaald onderwerp afzonderlijk beraad wenselijk achten.

 


Paragraaf 3      ‘Informatieverstrekking'

 

 

Artikel 6              Informatieverstrekking

 

1.    De zorgaanbieder verstrekt de cliëntenraad tijdig en, desgevraagd, schriftelijk alle inlichtingen en gegevens die deze voor de invulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft.

2.    De zorgaanbieder verstrekt de cliëntenraad belangrijke beleidswijzigingen en besluiten voor zover deze algemene beleidszaken betreffen.

3.    De zorgaanbieder verstrekt de cliëntenraad voorts ten minste twee maal per jaar mondeling of schriftelijk algemene gegevens over het beleid dat in het verstreken tijdvak is gevoerd en in het komend tijdvak zal worden gevoerd.

 

 

 

 

 


Paragraaf 4      ‘Bevoegdheden van de cliëntenraad'

 

 

Artikel 7              Recht om voorstellen te doen

 

1.    De cliëntenraad is bevoegd de zorgaanbieder voorstellen te doen over alle onderwerpen die voor de cliënten van belang zijn.

2.    De zorgaanbieder neemt geen van een schriftelijk door de cliëntenraad gedaan voorstel afwijkend besluit dan nadat dit besluit, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, ten minste éénmaal in de overlegvergadering aan de orde is geweest.

3.    De zorgaanbieder doet van een besluit over een schriftelijk gedaan voorstel van de cliëntenraad schriftelijk, en, voor zover hij van het voorstel afwijkt onder opgave van redenen, mededeling aan de cliëntenraad.

4.    Wanneer de cliëntenraad een schriftelijk voorstel doet over één van de onderwerpen genoemd in artikel 9, lid 1, neemt de zorgaanbieder geen van dat voorstel afwijkend besluit, tenzij de commissie van vertrouwenslieden heeft vastgesteld dat de zorgaanbieder, bij afweging van de betrokken belangen, in redelijkheid het voorgenomen afwijkende besluit kan nemen.

 

 

Artikel 8              Adviesrecht

 

1.    De zorgaanbieder stelt de cliëntenraad in ieder geval in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat de instelling betreft over:

      a.    een wijziging van de doelstelling of grondslag;

      b.    het overdragen van de zeggenschap of fusie of het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking met een andere instelling;

      c.    de gehele of een gedeeltelijke opheffing van de instelling, verhuizing of ingrijpende verbouwing;

      d.    een belangrijke wijziging in de organisatie;

      e.    een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden;

      f.    het benoemen van personen die rechtstreeks de hoogste zeggenschap zullen uitoefenen bij de leiding van arbeid binnen de instelling;

      g.    de begroting en de jaarrekening;

      h.    algemene beleid in zake de toelating van cliënten en de beëindiging van de zorgverlening aan cliënten.

3.    Het advies wordt op een zodanig tijdstip gevraagd, dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit.

4.    De zorgaanbieder legt het te nemen besluit schriftelijk, in duidelijke bewoordingen, aan de cliëntenraad voor, samen met een overzicht van:

      a.    de beweegreden voor het te nemen besluit;

      b.    de gevolgen die het besluit zal hebben;

      c.    de naar aanleiding van het besluit te nemen maatregelen.

5.    De cliëntenraad en de zorgaanbieder komen een termijn overeen waarbinnen het advies wordt uitgebracht. Bij het vaststellen van de termijn wordt rekening gehouden met het gegeven dat de cliëntenraad de adviesaanvraag in eigen kring wil bespreken en daarbij zo nodig een deskundige wil raadplegen.

6.    De zorgaanbieder neemt geen van een schriftelijk door de cliëntenraad uitgebracht advies afwijkend besluit dan nadat dit besluit, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, ten minste éénmaal in de overlegvergadering aan de orde is geweest.

7.    De zorgaanbieder doet van een besluit over een onderwerp waarover de cliëntenraad schriftelijk advies heeft uitgebracht, schriftelijk, en voor zover hij van advies afwijkt onder opgave van redenen, mededeling aan de cliëntenraad.

 

 

Artikel 9              Verzwaard adviesrecht

 

1.    De zorgaanbieder verleent de cliëntenraad een verzwaard adviesrecht bij elk door hem voorgenomen besluit, dat de instelling betreft, over:

  • a. voedingsaangelegenheden van algemene aard en het algemeen beleid op het gebied van de veiligheid, de gezondheid of de hygiëne en de geestelijke verzorging van, maatschappelijke bijstand aan en recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten voor cliënten;
  • b. de systematische bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit van de aan de cliënten te verlenen zorg;
  • c. de vaststelling of wijziging van een regeling inzake de behandeling van klachten van cliënten en het aanwijzen van personen die worden belast met de behandeling van klachten van cliënten;
  • d. wijziging van het besluit tot instelling van de cliëntenraad, bedoeld in artikel 2 lid 2 WMCZ, en de vaststelling of wijziging van andere voor cliënten geldende regelingen;
  • e. het belasten van personen met de leiding van een onderdeel van de instelling, waarin gedurende het etmaal zorg wordt verleend aan cliënten die in de regel langdurig binnen de instelling verblijven;
  • f. toekennen van bovenwettelijke bevoegdheden aan de cliëntenraad of de intrekking daarvan.

2.    Het advies wordt op een zodanig tijdstip gevraagd, dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit.

3.    De zorgaanbieder legt het te nemen besluit schriftelijk, in duidelijke bewoordingen, voor aan de cliëntenraad, samen met een overzicht van:

      a.    de beweegreden voor het te nemen besluit;

      b.    de gevolgen die het besluit zal hebben, in het bijzonder voor de cliënten;

      c.    de naar aanleiding van het besluit te nemen maatregelen.

4.    De zorgaanbieder en de cliëntenraad komen een termijn overeen waarbinnen de cliëntenraad beslist of hij al dan niet instemt met het voorgenomen besluit van de zorgaanbieder. Met de vaststelling van de termijn wordt rekening gehouden met de behoefte van de cliëntenraad de adviesaanvraag in eigen kring te bespreken en daarbij zonodig een deskundige te raadplegen.

5.    De zorgaanbieder neemt geen besluit over de in lid 1 genoemde onderwerpen, wanneer de cliëntenraad daar niet mee instemt, tenzij hij het besluit moet nemen op grond van een wettelijk voorschrift of nadat de commissie van vertrouwenslieden heeft vastgesteld dat de zorgaanbieder bij afweging van betrokken belangen in redelijkheid tot zijn voornemen heeft kunnen komen.

6.    Een besluit van de zorgaanbieder, genomen in strijd met lid 5, is nietig indien de cliëntenraad tegenover de zorgaanbieder schriftelijk een beroep op de nietigheid heeft gedaan. De cliëntenraad kan slechts een beroep op de nietigheid doen binnen een maand nadat de zorgaanbieder hem het betreffende besluit heeft meegedeeld dan wel, bij gebreke van deze mededeling, de cliëntenraad is gebleken dat de zorgaanbieder uitvoering of toepassing geeft aan het betreffende besluit.

 

Artikel 10            Voordracht lid van bestuur/raad van toezicht

 

Wanneer een lid van het bestuur dat op voordracht van de cliëntenraad is benoemd terugtreedt, wordt de cliëntenraad hiervan zo spoedig mogelijk in kennis gesteld.

De zorgaanbieder en de cliëntenraad komen een termijn overeen waarbinnen de cliëntenraad een voordracht zal doen ter vervulling van de ontstane vacature.

 

 


Paragraaf 5      Faciliteiten en kosten cliëntenraad

 

 

Artikel 11            Faciliteiten cliëntenraad

 

  • 1. De zorgaanbieder verstrekt de cliëntenraad de noodzakelijke faciliteiten voor de uitoefening van haar taak:
  • a. voor overleg en vergaderingen vergaderruimte in de huisvesting van de zorgbieder;
  • b. voor het opstellen en reproduceren van documenten kantoorfaciliteiten ten kantore van de aanbieder;
  • c. voor communicatie met de cliënten en hun vertegenwoordigers de communicatiemiddelen van de zorgaanbieder, zoals prikborden, brievenbus, website, schriftelijke media.
  • 2. Het gebruik maken van de middelen onder lid 1 geschiedt in overleg met de zorgaanbieder, die de uitvoering daarvan kan delegeren aan medewerkers.

 

 

Artikel 12            Kosten cliëntenraad

 

  • 1. De zorgaanbieder vergoedt de kosten van de cliëntenraad en haar leden, die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de taak van de cliëntenraad.
  • 2. De cliëntenraad stelt jaarlijks een begroting van kosten op voor het komende kalenderjaar.
  • 3. De begroting bevat in ieder geval de begrotingsposten:
  • a. reis- en verblijfskosten van de cliëntenraad en haar leden voor het bijwonen van overleg en vergaderingen;
  • b. telefoonkosten;
  • c. kosten van bijeenkomsten met de cliënten en hun vertegenwoordigers;
  • d. lidmaatschap organisatie van cliëntenraden;
  • e. documentatie en informatie waaronder abonnementen;
  • f. scholing.
  • 4. De begroting wordt voor goedkeuring voorgelegd aan de zorgaanbieder.
  • 5. De cliëntenraad is bevoegd uitgaven te doen of financiële verplichtingen naar derden aan te gaan binnen de door de zorgaanbieder goedgekeurde begroting.
  • 6. Indien de cliëntenraad voornemens is uitgaven te doen, waarin niet is voorzien in de begroting, wordt vooraf schriftelijk goedkeuring gevraagd aan de zorgaanbieder.
  • 7. De zorgaanbieder verzorgt de financiële administratie.
  • 8. De zorgaanbieder verstrekt de cliëntenraad per kwartaal een financieel overzicht van de uitgaven.
  • 9. Facturen en onkostendeclaraties die de begroting overschrijden, worden niet betaald zonder toestemming van de zorgaanbieder.
  • 10. Facturen en onkostendeclaraties van leden van de cliëntenraad behoeven schriftelijk akkoordverklaring door de penningmeester alvorens tot uitbetaling wordt overgegaan.
  • 11. Declaraties van de penningmeester behoeven akkoordverklaring van akkoordverklaring van de voorzitter.

 

 

 

 


Paragraaf 6      Communicatie

 

 

Artikel 13            Communicatie cliëntenraad met cliënten en hun vertegenwoordigers

 

  • 1. De cliëntenraad houdt de cliënten en hun vertegenwoordigers op de hoogte van zijn activiteiten via de beschikbare media.
  • 2. Minstens éénmaal per jaar voert de cliëntenraad mondeling overleg met de cliënten en hun vertegenwoordigers ter bespreking van zijn gevoerde beleid, de resultaten daarvan en beleidvoornemens. De zorgaanbieder wordt als toehoorder uitgenodigd voor deze bijeenkomst.
  • 3. De cliëntenraad communiceert over zaken die het belang van de cliënten en hun vertegenwoordigers betreffen. Over zaken personen betreffende wordt niet gecommuniceerd met de cliënten en hun vertegenwoordigers.
  • 4. In de communicatie met derden, waaronder cliënten en hun vertegenwoordigers, nemen de cliëntenraad en de leden van de cliëntenraad de gebruikelijke regels van zorgvuldigheid in acht.

 

 

Artikel 14            Communicatie cliëntenraad met de bewonerscommissie

 

  • 1. Gezien de raakvlakken van de taken van de cliëntenraad en de bewoners­commissie houden beide organen elkaar de op de hoogte van hun activiteiten. De informatie-uitwisseling vindt plaats door toezendingen van de agenda en verslagen van vergaderingen.
  • 2. De cliëntenraad kan ten behoeve van de besluitvorming over adviesaanvragen de bewonerscommissie raadplegen.
  • 3. De leden van de cliëntenraad uit de kiesgroep verzorgingshuisbewoners worden in de gelegenheid gesteld als toehoorder de vergaderingen van de bewoners­commissie bij te wonen.
  • 4. Minstens éénmaal per jaar voert de cliëntenraad mondeling overleg met de bewonerscommissie ter bespreking van actuele onderwerpen van voorbije periode en de onderwerpen voor de komende periode.

 

 

Artikel 15            Communicatie cliëntenraad met medewerkers van de Stichting Woonzorgcentrum Raffy

 

  • 1. De zorgaanbieder is verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op de bedrijfsvoering, toebedeling van taken en de uitvoering daarvan door medewerkers.
  • 2. De cliëntenraad voert geen overleg met medewerkers over functies en taken.
    Indien de cliëntenraad geïnformeerd wil worden over de bedrijfsvoering of taken van medewerkers dient zij daartoe een verzoek in bij de zorgaanbieder.
  • 3. De zorgaanbieder stelt medewerkers in de gelegenheid de cliëntenraad te informeren over hun taken, tenzij daartegen gemotiveerde bezwaren zijn.

 

 

Artikel 16            Communicatie cliëntenraad met de ondernemingsraad

 

  • 1. Gezien de raakvlakken van de taken van de cliëntenraad en de ondernemings­raad kunnen beide organen elkaar de op de hoogte houden van hun activiteiten.

 

 

 

 

 

 

Artikel 17            Communicatie cliëntenraad met de klachtencommissie

 

1.    Gezien de raakvlakken van de taken van de cliëntenraad en de klachten­commissie in het kader van de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector houden beide organen elkaar de op de hoogte van hun activiteiten.

2.    De informatie-uitwisseling vindt plaats door toezendingen van de agenda en verslagen van vergaderingen.

3.    Minstens één maal per jaar voert de cliëntenraad mondeling overleg met de klachtencommissie ter bespreking van actuele onderwerpen, bevindingen van voorbije periode en ontwikkelingen.

 

 

 


Paragraaf 7      ‘Geschillenregeling'

 

 

Artikel 18            Geschillen

 

1.    Bij geschillen over de uitvoering van deze overeenkomst wordt een commissie samengesteld die bestaat uit 1 lid toe te wijzen door de cliëntenraad, 1 lid toe te wijzen door de zorgaanbieder en 1 onafhankelijk voorzitter in goed overleg tussen de zorgaanbieder en de cliëntenraad aan te stellen.

2.    Van een geschil over de uitvoering van dit reglement is sprake als de cliëntenraad of zorgaanbieder te kennen geeft een geschil aanwezig te achten.

3.    Uitspraken van de commissie van vertrouwenslieden over geschillen over de toepassing van de artikelen 6,7,8 en 9 zijn bindend voor de cliëntenraad en de zorgaanbieder. Bij andere geschillen beperkt de commissie van vertrouwenslieden zich tot bemiddeling, tenzij de zorgaanbieder en de cliëntenraad beide een uitspraak wensen en zich daar beide aan gebonden achten.

 

 


Paragraaf 8      ‘Slotbepalingen'

 

 

Artikel 19            Slotbepalingen

 

1.    Deze overeenkomst kan alleen worden gewijzigd op basis van overeenstemming tussen de cliëntenraad en zorgaanbieder.

2.    Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2009.

 

Deze overeenkomst is vastgesteld op 25 november 2008 door de zorgaanbieder en de cliëntenraad.

 

 

 

Handtekening                                     Handtekening

 

 

 

 

Cliëntenraad                                      Zorgaanbieder

Voorzitter                                          Directeur